Planiranje na razini konta, mjesta troška ili grupe troškova.
Automatska konsolidacija planova omogućuje rukovodstvu donošenje boljih odluka.
Planiranje troškova
Proces planiranja nužan je za svaku organizaciju jer joj daje viziju budućeg željenog stanja. Pojednostavljeno rečeno svrha izrade plana je projekcije kolika će biti bruto ili neto dobit u nekom razdoblju. Da bi došli do te brojke moraju se definirati minimalno dva plana. Plan prihoda i na temelju njega plan troškova. Sami proces izrade plana troškova u Hrvatskoj se ustalio pod imenom „Budžetiranje“.
Budžetiranje
Za aktivnosti procesa planiranja troškova organizacije uglavnom se koristi excel.
Prednosti:
- excel jer je široko dostupan i nalazi se na skoro svakom računalu
- „besplatan“ je
- zaposlenici su upoznati s mogućnostima programa
Nedostaci:
- Konsolidacija svih planova u jedan master plan je mukotrpan posao i često podložan pogreškama
- Brzina = zbog velikog broja podataka i formula često postoje problemi s popunjavanjem i otvaranjem datoteka
- Verzioniranje – ne postoji jedan izvor
- Usporedba s trenutnim poslovnim rezultatima može biti otežana ukoliko dolazi do promjena
“Plans are of little importance, but planning is essential.”
Winston Churchill
Model plana troškova
Futura Budget je modul namijenjen za planiranje troškova organizacije. Proces uvođenja sastoji se od nekoliko koraka:
Korak 1 = Učesnici
Mora se odrediti tko sve sudjeluje u procesu izrade plana.
- Kontroler – osoba zadužena za izradu modela plana (kontroling, računovodstvo, financije)
- IT odjel – potrebi su nam povijesni podaci
- Planeri – Moramo odrediti osobe i odjele koje će popunjavati dijelove plana.
- Ovlaštena osoba – zadužena za odobravanje i zaključavanje planova (voditelji, uprava)
Korak 2 = Izrada modela
Definiraju se dimenzije po kojima ćemo planirati.
- Definiranje razina = konto, linija ili grupa troškova.
- Definiranje vremenskih perioda = tjedan, mjesec ili kvartal
- Definiranje grupiranja = mjesta troška, profitni centri, organizacijske jedinice ili odjeli
- Povlačenje matičnih podataka = u većini slučajeva povlače se financijski podaci iz ERP ili računovodstvenog sustava
- Definiranje vrsta planova = budget, best case, worst case i sl.
Korak 3 = Izrada kalendara
Svrha izrade kalendara je točno definiranje vremenskih okvira npr.
- Početak izrade modela
- Definiranje rokova predaje odjela
- Definiranje perioda dorade i prilagodbe
- Rok za odobrenje
- Definiranje perioda prilagodbe godišnjeg plana (mjesečno, kvartalno ili polugodišnje)
Prednosti
Prednosti korištenja Futura Budget sustava su:
- Nema potreba za konsolidiranje jer se planovi konsolidiraju nakon svakog spremanja
- Omogućen je brzi unos na temelju grupnih unosa
- Podaci su uvijek spremljeni na jedinstvenu lokaciju
- Trenutni dostup do svih konsolidiranih planova
- Verzioniranje planova je automatizirano
- Planiranje postaje JEDNOSTAVNO
“Pogledajte primjer implementacije u Roto dinamic d.o.o.”